Protokollprogramm
Das Protokollverwaltungsprogramm wurde entwickelt, um Protokolle effizienter als Arbeitsgrundlage nutzen zu können. Es vereinfacht das Schreiben von Protokollen und bietet die Möglichkeit, einmal erstellte Protokolle zu einem Thema leichter zu finden. Das wird durch die Anbindung an eine Datenbank erreicht – Der Protokoll-Inhalt und die Projektdaten werden in dieser Datenbank gespeichert.
Ein grundlegendes Konzept ist die Fähigkeit des Programms im Intranet bzw. im Internet zu laufen und somit die Kommunikation zwischen den Beteiligten an einem Projekt zu unterstützen. Daher wurde beschlossen, die Benutzeroberfläche mittels HTML / PHP zu programmieren.
Jeder Benutzer hat einen eigenen Zugang zu diesem Programm und kann je nach seiner Berechtigung Protokolle lesen, schreiben oder unterzeichnen und damit freigeben.
Das Programm ist modular aufgebaut:
Modul „Protokolle schreiben und ansehen“
Die Benutzeroberfläche orientiert sich an einem firmenüblichen Protokollblatt.
Wenn bereits ein Protokoll zu einem Projekt-Modul besteht, erscheinen im Bearbeitungsmodus alle Themen-Punkte, die im vorherigen Protokoll nicht als „fertig“ deklariert wurden, wieder im neuen Protokoll. Diese können vom Protokollverfasser übernommen oder aus diesem Protokoll entfernt werden.
"Ihr Entwicklungsstand …
- neu – diesen Stand erhält jeder Kommentar automatisch,
- zugewiesen – eine Person oder eine Firma wurde als Verantwortlicher benannt und ein Termin wurde möglicherweise festgelegt,
- in Arbeit, ruht – wird zur Zeit nicht weiter bearbeitet, soll aber nicht aus dem Auge verloren werden,
- abgebrochen – wird nicht weiter bearbeitet,
- fertig – ist abgeschlossen,
- verspätet – der Termin ist überschritten
… kann bei jedem Verfassen eines neuen Protokolls zu dem Modul verfolgt werden."
Modul „Projektmanagement“
Die Projekt- und Moduldaten können in die Datenbank eingetragen werden –Grundlage für das Protokoll.
Modul „Firmen- und Personenmanagement“
Die Daten der beteiligten Firmen und Personen werden in die Datenbank eingetragen und können in das Protokoll übernommen werden. Hier werden auch die Zugriffsrechte definiert.